1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Kancelaria Radcy Prawnego Krzysztof Wites z siedzibą przy ul. Pierwszej Brygady 1c/26, 73-110 Stargard, zwana dalej „Kancelarią” lub „Administratorem”.
Z Administratorem można skontaktować się listownie na wskazany wyżej adres lub pocztą elektroniczną na adres: kancelaria@wites.eu.
2. Korzystanie z Telefonicznego Asystenta AI
Kancelaria korzysta z Telefonicznego Asystenta AI dostarczanego przez home.pl sp. z o.o. Asystent AI odbiera połączenia telefoniczne, prowadzi rozmowę z osobą dzwoniącą, udziela podstawowych informacji o działalności Kancelarii oraz przyjmuje dane i wiadomości przeznaczone dla Kancelarii.
Na początku rozmowy osoba dzwoniąca jest informowana, że rozmawia z systemem sztucznej inteligencji.
Wypowiedzi osoby dzwoniącej są przetwarzane przez system AI w celu rozpoznania ich treści, przeprowadzenia rozmowy oraz sporządzenia pisemnego podsumowania zgłoszenia. Rozmowa nie jest utrwalana ani przechowywana przez Kancelarię w formie nagrania dźwiękowego. Informacje przekazane w trakcie rozmowy mogą zostać zapisane w formie tekstowej, w szczególności w podsumowaniu rozmowy przekazywanym Kancelarii.
3. Zakres przetwarzanych danych
W związku z rozmową mogą być przetwarzane w szczególności:
– numer telefonu osoby dzwoniącej;
– imię i nazwisko;
– miejscowość położenia nieruchomości, jeżeli zgłoszenie dotyczy sprawy przesyłowej;
– rodzaj urządzenia przesyłowego;
– temat i krótki opis zgłoszenia;
– wiadomość przeznaczona dla prawnika;
– informacje o terminach wymagających pilnego kontaktu;
– inne informacje dobrowolnie podane przez osobę dzwoniącą.
Kancelaria prosi o niepodawanie podczas rozmowy danych, które nie są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia, w szczególności numeru PESEL, numeru dokumentu tożsamości, danych bankowych, haseł ani szczegółowych danych osobowych innych osób.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane w celu:
– przyjęcia i obsługi zgłoszenia;
– udzielenia podstawowych informacji o działalności Kancelarii;
– skontaktowania się z osobą dzwoniącą;
– podjęcia działań na żądanie osoby dzwoniącej przed ewentualnym zawarciem umowy o świadczenie pomocy prawnej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
– obsługi sprawy klienta, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
– zapewnienia prawidłowej organizacji kontaktu z Kancelarią, zachowania ciągłości obsługi, udokumentowania treści zgłoszenia oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
– wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, jeżeli obowiązek przetwarzania określonych danych wynika z przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Jeżeli osoba dzwoniąca dobrowolnie przekaże dane szczególnych kategorii, w szczególności dane dotyczące zdrowia, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niepodanie imienia i nazwiska, numeru telefonu lub podstawowej informacji o przedmiocie zgłoszenia może uniemożliwić przyjęcie wiadomości albo skontaktowanie się przez Kancelarię z osobą dzwoniącą.
Osoba dzwoniąca samodzielnie decyduje, jakie informacje przekaże w trakcie rozmowy. Należy podawać wyłącznie dane niezbędne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom zapewniającym Kancelarii obsługę techniczną i informatyczną, w szczególności home.pl sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie oraz podmiotom współpracującym z dostawcą usługi przy zapewnieniu działania Telefonicznego Asystenta AI, w tym IONOS SE z siedzibą w Montabaur w Niemczech.
Dane mogą być również przekazywane dostawcom poczty elektronicznej, hostingu, usług telekomunikacyjnych i innych usług informatycznych, na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
Dane mogą zostać udostępnione także organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.
7. Okres przechowywania danych
Dane zawarte w zgłoszeniu i pisemnym podsumowaniu rozmowy będą przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia i skontaktowania się z osobą dzwoniącą.
Jeżeli w następstwie zgłoszenia zostanie zawarta umowa o świadczenie pomocy prawnej, dane będą przechowywane przez okres prowadzenia sprawy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli nie dojdzie do nawiązania współpracy, dane będą przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia kontaktu, a następnie mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania przebiegu zgłoszenia oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Telefoniczny Asystent AI wspiera przyjęcie zgłoszenia i przygotowanie jego podsumowania. System AI nie podejmuje decyzji wywołujących wobec osoby dzwoniącej skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na nią wpływających.
Asystent AI nie decyduje o przyjęciu sprawy przez Kancelarię, nie udziela indywidualnej porady prawnej i nie zastępuje oceny dokonywanej przez prawnika.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, na zasadach określonych w RODO:
– prawo dostępu do danych;
– prawo sprostowania danych;
– prawo usunięcia danych;
– prawo ograniczenia przetwarzania;
– prawo przenoszenia danych, jeżeli znajdują zastosowanie przesłanki określone w RODO;
– prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z RODO można kontaktować się z Kancelarią pocztą elektroniczną na adres: kancelaria@wites.eu lub pisemnie na adres siedziby Kancelarii.